Cum să cumpărați un copiator

Fiecare birou are nevoie de un copiator și de multe ori cheltuie o bucată bună de schimbare achiziționând unul. Efectuați cercetări amănunțite și citiți cu atenție contractele de închiriere și servicii înainte de a semna. Copiatorul mai scump sau chiar de înaltă calitate nu este neapărat cea mai bună alegere pentru biroul tău.

Alegerea unui model

Alegerea unui model
Cumpărați un model desktop pentru birouri de acasă. Dacă cumpărați un copiator pentru uz casnic sau pentru o afacere care realizează mai puțin de 700 de copii pe lună, achiziționați un model de desktop. Acestea sunt mult mai ieftine și mai simple decât un dispozitiv mare, în picioare. Restul informațiilor din acest articol se concentrează pe nevoile birourilor mai mari.
  • Un copiator / imprimantă / scaner laser costă de obicei între 150 USD (doar alb-negru) și 500 USD (culoare rapidă și de calitate). [1] X Sursa de cercetare
  • Copiatorii cu jet de cerneală pot costa doar 60 de dolari, chiar și pentru copiatoare de culori. Cu toate acestea, ele pot costa de două sau trei ori mai mult pentru a opera ca copiatoarele cu laser. Așteaptă să plătești 20 de cenți pe pagină alb-negru.
Alegerea unui model
Cunoașteți elementele de bază. Deși există încă câteva tipuri de copiatoare pe piață, majoritatea întreprinderilor nu vor avea probleme în a alege ce opțiune au nevoie:
  • Copiatorii cu laser sunt mai rapide și mai ieftine pentru a opera pe termen lung. Copiatorii cu jet de cerneală nu sunt recomandate pentru întreprinderi. [2] X Sursa de cercetare
  • Copiatoarele digitale sunt de departe mult mai convenabile și mai comune decât copiatoarele analogice vechi.
  • Copiatoarele de culori sunt semnificativ mai costisitoare și defecționează mai des decât copiatoarele alb-negru. Dacă aveți nevoie doar de documentul color ocazional, luați în considerare un copiator hibrid mai ieftin.
Alegerea unui model
Luați în considerare un dispozitiv multifuncțional. Aproape fiecare copiator modern este, de asemenea, o imprimantă, iar unii pot scana sau fax documente. Cântărește avantajele și dezavantajele unui singur „dispozitiv multifuncțional” versus un simplu copiator și mașini suplimentare:
  • Un singur dispozitiv este de obicei mai ieftin decât mașini separate, presupunând că ai nevoie de fiecare funcție.
  • Utilizarea mai multor mașini reduce impactul unei defecțiuni.
  • Birourile mari ar trebui să utilizeze mai multe mașini, pentru a evita timpii de așteptare pentru o singură mașină.
Alegerea unui model
Estimați un volum generos de copii lunar. Potrivirea copiatorului la nevoile dvs. va economisi bani, va evita întârzierile și chiar va reduce frecvența defecțiunilor. Finalizați acest pas vital după cum urmează:
  • Consultați înregistrările dvs. de copiere, de preferință pentru ultimele 6-12 luni. Dacă nu aveți, cereți copiatorului actual al copiatorului facturilor anterioare. Acestea ar trebui să includă numărul de copii făcute.
  • Găsiți numărul mediu de copii făcute pe lună.
  • Înmulțiți acest lucru cu 1,2 pentru a fi în siguranță, sau cu până la 1,5 dacă estimarea dvs. nu este sigură. Aceasta oferă un tampon împotriva creșterilor în utilizare și a reclamei înșelătoare. Căutați un copiator cu un volum lunar puțin mai mare decât cifra pe care ați calculat-o.
Alegerea unui model
Uită-te la viteza copiatorului. Examinați viteza de imprimare - dar nu presupuneți că mai rapid este mai bun. Copiatorii care stau mult timp între locuri de muncă tind să aibă mai multe defecțiuni. Stabiliți un echilibru între timpii de așteptare și sănătatea copiatorului cu aceste recomandări ale industriei: [3]
  • 11–20 pagini pe minut („Segment 1”): recomandat pentru birouri de acasă sau pentru birouri foarte mici.
  • 21–30 ppm (S2): Cele mai multe birouri mici cu 6.000 de exemplare pe lună sau mai puțin. Rețineți că această viteză „lentă” este încă o pagină la două sau trei secunde.
  • 31–44 ppm (S3): Birouri mici până la mijlocii (până la 12.000 de exemplare pe lună). Utilizați acest segment sau mai mare dacă doriți să conectați copiatorul la rețeaua de birouri.
  • 45–69 ppm (S4): dimensiuni medii până la birouri mari. De obicei este necesar doar pentru firmele de avocatură, firmele de contabilitate și alte birouri cu vârfuri mari de copiere și utilizare constantă, grea.
  • 70–90 ppm (S5): Birouri cu cerințe de copie extremă sau care au nevoie de o închiriere temporară pentru un tiraj.
Alegerea unui model
Cercetarea informațiilor de finisare. Majoritatea copiatorilor de birou sortează automat documente cu mai multe pagini. Funcții suplimentare pot fi furnizate cu ajutorul copiatorului sau într-o unitate de „finisare”. Investigați următoarele:
  • Numărul de coșuri (câte documente diferite pot fi sortate simultan)
  • Capacitatea fiecărei coșuri (câte pagini terminate poate stoca)
  • Poate să capteze automat sau să găurească documente? Acest lucru poate fi vital pentru birourile cu tiraje mari de documente cu mai multe pagini.
Alegerea unui model
Termină-ți cercetarea. Înainte de a lua decizia finală, verificați următoarele:
  • Copiatul acceptă duplexing (capacitatea de a imprima pe ambele părți ale unei pagini)?
  • Cât poate reduce copiatul sau mărește un document?
  • Dacă utilizați dimensiuni de hârtie ne-standard, suportul copiatorului le acceptă?
  • Majoritatea copiatorilor de înaltă calitate sunt prevăzuți cu un procesor de imagine Raster (RIP) încorporat. [4] X Sursa de cercetare Dacă a ta nu este posibil, poate fi necesar să achiziționezi un PIR extern.
  • Care este prima perioadă de copiere (perioada de timp pentru imprimarea primei copii)? Dacă biroul dvs. face în mod obișnuit o singură copie, aceasta este o statistică importantă.

Acorduri de achiziție și servicii

Acorduri de achiziție și servicii
Închiriați un copiator pentru utilizare pe termen scurt. Contractele de închiriere sunt simple: plătiți o anumită sumă în fiecare lună, apoi returnați copiatorul când ați terminat. Aceasta este cea mai proastă valoare pentru banii dvs., deci este rezervată de obicei companiilor cu o creștere bruscă a cerințelor de copiere.
  • Evitați contractele de închiriere complexe cu taxe suplimentare. Ar trebui să puteți găsi un serviciu cu o taxă forfetară și fără complicații.
Acorduri de achiziție și servicii
Cumpărați copiatorul direct dacă este accesibil. Acest lucru necesită cei mai mulți bani la momentul achiziției. Ar trebui să fiți sigur că veți folosi acest copiator mai mult de câțiva ani. Dacă aveți fonduri, există două avantaje principale pentru această tactică:
  • S-ar putea să puteți anula cheltuielile într-un an fiscal, ceea ce vă poate oferi un avantaj financiar pe termen scurt. [5] X Sursa de cercetare Consultați un avocat fiscal local.
  • Nu veți fi blocat în baza unui contract de închiriere, ceea ce vă poate economisi puțini bani dacă veți ajunge să schimbați mai târziu copiatoare.
Acorduri de achiziție și servicii
Luați în considerare cumpărarea unui copiator folosit. Un copiator folosit, de obicei, costă aproximativ 1/5 din prețul unuia nou. Dacă începeți o afacere nouă și nu știți care va fi volumul dvs. de copii, aceasta este investiția cu cel mai mic risc. Solicitați tipărirea „numărului de copii” sau a numărului de copii tipărite. O imprimantă de înaltă calitate, cu viteze de peste 45 de pagini pe minut, poate fi bună pentru 15 sau 20 de milioane de copii. O imprimantă mai lentă, mai veche sau de calitate inferioară poate scădea după 1–5 milioane.
Acorduri de achiziție și servicii
Citiți cu atenție contractele de închiriere. Leasingul este un teren de mijloc comun între cumpărare și închiriere. Plătești o taxă lunară pentru a utiliza copiatorul timp de unul până la cinci ani. La sfârșitul acestei perioade, aveți opțiunea de a o achiziționa permanent. Leasingul este foarte dificil să scape odată semnat, așa că citiți-le cu atenție. [6]
  • Închirierile din valoarea justă de piață (FMV) costă de obicei între 100 USD și 650 USD în fiecare lună, în funcție de calitatea copiatorului. Odată terminat, banca stabilește un preț pentru copiator pe baza valorii curente de piață.
  • Închirieri de $ 1 vă permit să cumpărați copiatorul pentru 1 USD la sfârșitul contractului de închiriere. Aceasta este în esență o achiziție în rate, cu taxe lunare mai mari.
  • Dacă sunteți o afacere nouă, proprietarul poate fi necesar să semneze o garanție personală. Aceasta înseamnă că proprietarul va trebui să plătească taxele de închiriere din buzunar dacă afacerea nu poate.
Acorduri de achiziție și servicii
Obțineți un acord de service separat. Pentru a economisi bani, stați departe de ofertele de închiriere ambalate + servicii. În schimb, angajați o companie diferită pentru a vă păstra copiatorul reparat și reparat. Examinați acordul de servicii pentru următoarele informații:
  • Găsiți costul serviciului pe exemplar. Înmulțiți acest lucru cu volumul dvs. de copie lunară pentru a găsi taxa lunară.
  • Caută o taxă lunară minimă. În lunile lente, puteți ajunge să plătiți această taxă în locul serviciului pe copie. Estimarea costului suplimentar pe baza ultimelor doisprezece luni din volumul de copii.
  • În mod ideal, căutați un timp de răspuns maxim de patru ore pentru reparații de urgență.
  • Dacă biroul dvs. funcționează în afara programului normal de lucru, asigurați-vă că reparațiile de urgență sunt acoperite în acele perioade.
Ce copiator este cel mai bun pentru jocurile de 1080p?
Am constatat personal că imprimanta multifuncțională Xerox Workcentre 3655 funcționează cel mai bine pentru Runescape și jocurile Fallout originale. Dar dacă asta este prea mult pentru dumneavoastră, vă sugerez un alt copiator Xerox sau Canon.
Cumpărare de la companii bine stabilite și de încredere. Caută mărturii și recenzii de la terți, dacă este posibil.
Solicitați personalului IT să asigure conexiunea de rețea a imprimantei și să blocheze accesul neautorizat. [7]
seattlearchsep.org © 2020